Czwarta rola

Osoba z dostępem do rejestru (audytor)→ Przeglądanie rejestru uprawnień.

Wejdź na czwarty z adresów jaki dostałeś na maila i użyj danych do logowania dla "audytor".

Kliknij w napis “Podgląd rejestru” znajdujący się po prawej stronie strony, a otworzy się przeszukiwarka rejestru. 

Przeszukiwarka rejestru:

•  ma możliwość filtrowania wyników dla konkretnego użytkownika, kontekstu, zakresu dat oraz systemu
  • oznacza to, iż można przeszukiwać zawartość pod kątem danego kryterium
• dodatkowo wynik przeszukiwania można grupować po użytkowniku, kontekście oraz systemie
  • oznacza to, iż prezentowane wyniki zostaną przedstawione w pożądanej kolejności
  • daje to możliwość przeglądania historii rejestru w dopasowany do indywidualnych potrzeb sposób
    
    • przykładowo, można wyświetlić wszystkich użytkowników mających aktualnie dostęp do danego systemu lub wszystkie uprawnienia jednego z pracowników w danym zakresie czasu
• możliwe jest też przeglądanie historycznych danych z pełną informacją dotyczącą procesowania wniosku
  
• dane w rejestrze są danymi stałymi, nie da się ich zmodyfikować.

Na początku nie będziemy filtrować naszych wyników. Użyjemy przeszukiwarki rejestru w najprostszy sposób. Chcemy sprawdzić jak wygląda przed chwilą przeprocesowany przez nas wniosek. W pierwszej kolejności należy więc wybrać format w jakim chcemy otrzymać wyniki. Domyślnie zaznaczony (podświetlony na niebiesko) jest "Widok":

• “Widok” - oznacza rejestr prezentowany bezpośrednio na stronie
• “Excel” - oznacza automatycznie generowany plik arkusza kalkulacyjnego
• “PDF” - oznacza automatycznie generowany plik .pdf

W dalszej kolejności mamy do dyspozycji opcje:

• “Obowiązujące uprawnienia” - pokazuje wszystkie aktualnie nadane uprawnienia
• “Historia”- pokazuje historię wszystkich możliwych akcji (nadawanie, odbieranie, wycofywanie, modyfikowanie)

Domyślnie zaznaczone są “Obowiązujące uprawnienia”.

Zaznacz “AKTYWUJ PRZESZUKIWANIE REJESTRU” (zmieni kolor z niebieskiego na zielony):

• kolor zielony: przeszukiwanie rejestru jest aktywowane, nie można więc wprowadzić zmian do kryteriów
• kolor niebieski: przeszukiwanie rejestru jest nieaktywne, można wprowadzać zmiany do kryteriów

Jako menedżer logowaliśmy się do kontekstu “HR”, wysłaliśmy wniosek na pakiet Word w systemie “Microsoft_Office” dla Olgi Moćko:

• W prezentowanych wynikach kliknij więc kafelek “HR”, następnie “Microsoft_Office” a wyświetli się lista osób z aktualnie obowiązującymi uprawnieniami do tego pakietu i wybierz “O.Mocko”
• widok oferuje informacje o nazwie zasobu, do którego otrzymano dostęp oraz datę obowiązywania
• dodatkowo pokazywana jest też informacja “była interakcja” przy profilach, które kiedykolwiek były związane z danym użytkownikiem.

🡆 By cofnąć się do przeszukiwarki rejestru kliknij ikonę domku  w lewym górnym rogu strony.

🡆 By wprowadzić nowe kryteria dezaktywuj przeszukiwanie rejestru (tak by zmienił kolor z zielonego na niebieski).

Teraz sprawdzimy jak wygląda pełen zapis procesu akceptacji tego wniosku. W tym celu zamiast “Obowiązujące uprawnienia” zaznacz “Historia” i aktywuj przeszukiwanie rejestru.

• przeklikaj jak wcześniej “HR” → “Microsoft_Office” → “O.Mocko”
• tym razem twoim oczom ukażą się dwa wnioski. Jeden jest wnioskiem wysłanym przez ciebie, drugi jest wnioskiem przygotowanym przez nas na potrzeby tego demo- ten wniosek został odrzucony
• kliknij “rozwiń historię” w obu przypadkach. Możesz tym samym prześledzić całą drogę jaką przeszedł twój jak i drugi przykładowy wniosek
• możesz odczytać dokładny czas zatwierdzenia i wprowadzenia uprawnienia, dane osób zaangażowane w proces, informacje dotyczące proflii i systemów, komentarze jeśli zostały dodane oraz to czy wniosek został nadany, odrzucony, zmodyfikowany , przeterminowany czy wycofany.

🡆 Ponownie: by cofnąć się do przeszukiwarki rejestru kliknij ikonę domku w lewym górnym rogu strony. By wprowadzić nowe kryteria dezaktywuj przeszukiwanie rejestru.

Teraz zaprezentujemy jak wygląda filtrowanie i grupowanie wyników.

Filtrować można po użytkowniku, kontekście, zakresie dat oraz systemie. Gdy aktywujemy dany filtr pojawi się przy nim “ptaszek”. Ilość aktywowanych jednocześnie filtrów nie jest ograniczona.

Przefiltrujemy dane z zakładki “Historia” pod względem poszukiwanego systemu:

• kliknij filtr “System”, a poniżej ukaże się menu filtrowania
• kliknij “Rozwiń filtrowanie według systemu” i wpisz “office” → wybierz zaproponowane przez wyszukiwarkę Microsoft_Office, a następnie aktywuj filtr klikając suwak po prawej stronie
• następnie aktywuj przeszukiwanie rejestr
  • teraz możesz przeklikać wyniki. Tym razem jak zapewne widzisz ograniczone są one tylko i wyłącznie do systemu Microsoft_Office
  • zauważ, że pierwszy kafelek jaki musisz kliknąć to zawsze kontekst (domyślne ustawienie). 
    • za kolejność wyświetlania odpowiada “grupowanie”, którym zajmiemy się za chwilę.

🡆 Wróć do przeszukiwarki rejestru i dezaktywuj przeszukiwanie.

Teraz do filtrowania po systemie dodamy grupowanie po loginie użytkownika. Grupowanie może odbywać się na trzech poziomach. My w przykładzie zajmiemy się pierwszym:

• w tym celu w opcjach “Grupowanie wyników” → “Pierwszy poziom grupowania” zamiast “Nazwa kontekstu” “wybierz “Login osoby, której uprawnienie dotyczy” i aktywuj przeszukiwanie
  
• tym razem zamiast domyślnie wyświetlanego jako pierwszy kontekstu otrzymasz od razu listę użytkowników mających w swojej historii wnioski dotyczące systemu Microsoft_office.  Możesz
  

Jeśli dezaktywujesz przeszukiwanie rejestru i odznaczysz filtrowanie po systemie, kolejna jego aktywacja ukaże ci wyniki dotyczące wszystkich możliwych systemów pogrupowane po loginie użytkowników:

• przykładowo Anna Bakowska posiada historię wniosków związanych z systemami, “Samba”, "FTP” oraz “Zimbra”.

Złożone filtrowanie i grupowanie wyników daje możliwość przeglądania historii rejestru w dopasowany do indywidualnych potrzeb sposób.

Jak wspomniano na początku dane rejestru mogą być prezentowane zarówno w widoku  strony jak i ściągnięte na dysk w postaci pliku PDF lub Excel.

Aby ściągnąć plik należy wybrać pożądany format, dalej dopasować kryteria wyszukiwania (“aktualne uprawnienia”, “historia”, czy “zakończone/w toku/wszystkie”) oraz kliknąć “Generuj i Pobierz”:

• plik Excel- plik arkusza kalkulacyjnego
• plik PDF- plik niemodyfikowalny 

Na tym koniec naszej prezentacji. Jeśli masz ochotę, możesz teraz sam/sama eksplorować zawartość. Dane w rejestrze są danymi stałymi, nie da się ich zmodyfikować, dlatego też nie musisz obawiać się, że przeglądając zawartość coś pozmieniasz.

Jeśli masz ochotę przejść cały proces akceptacji jeszcze raz,  tym razem możesz wysłać wniosek o modyfikację uprawnienia. Proces wygląda analogicznie do wysyłania wniosku o nowe uprawnienie (klik- 1 rola) . Po wybraniu Olga Moćko→ Microsoft_Office→ Word zmień datę przyznanego już uprawnienia i wyślij wniosek.