Demo scenariusz 1 - Wniosek standardowy
Wyślemy wniosek o profil Word w systemie Microsoft Office. Wniosek zostanie w pełni przeprocesowany. Przedstawione zostaną cztery role biorące udział w działaniu.
Pierwsza rola
Osoba składająca wniosek (manager)→ Panel wysyłania wniosków.
Wejdź na pierwszy z adresów jaki dostałeś na maila i użyj danych do logowania dla "manager.hr".
Po kliknięciu “Zaloguj” wybierz kontekst “HR” i kliknij “Ustaw kontekst”, a zostaniesz zalogowany na panel wysyłania wniosków.
By wysłać wniosek wskaż pracownika:
- w wyszukiwarce wystarczy wpisać kilka pierwszych liter imienia lub nazwiska by ta wyświetliła listę pasujących osób
- chcesz wysłać wniosek na dane Olga Moćko wprowadź więc jej dane.
Następnie wybierz system do modyfikacji uprawnień:
- po kliknięciu w “Wybierz system do modyfikacji uprawnień” wyświetli się lista dostępnych (dla danego kontekstu) systemów
- wybierz “Microsoft_Office” a następnie kliknij “plus” po prawej stronie wyszukiwarki, co spowoduje otwarcie zakładki profili danego systemu.
Dalej wybierz profil:
- w przykładzie chcemy złożyć wniosek na pakiet Word więc wybieramy tę opcję zaznaczając “checkboxa”, w którym pojawi się “ptaszek”.
W kolejnym kroju wybierz czas na jaki ma obowiązywać uprawnienie:
- do dyspozycji masz trzy predefiniowane opcje (jednodniowe, bezterminowa, z zakresem dat). Po dokonaniu wyboru otworzy się kalendarz. Wybierz datę i klinij "OK".
Do wniosku można także dodać komentarz, który będzie widoczny na każdym kolejnym etapie procesowania:
- by tego dokonać kliknij “Dodaj komentarz” w prawym górnym rogu wyświetlonego profilu. Gdy komentarz zostanie dodany, napis podświetli się na zielono.
Tak przygotowany wniosek jest gotowy do wysyłki. By tego dokonać należy jeszcze potwierdzić oświadczenie na dole strony a następnie kliknąć “ZŁÓŻ WNIOSEK”.
Po chwili strona pokaże informację potwierdzającą wysłanie wniosku, który w tym momencie trafił na kolejny etap procesu akceptacji uprawnienia.
Kliknij “Wyloguj” z menu po prawej stronie ekranu.
W tym wypadku proces akceptacji ma 3 stopnie:
- wysłanie wniosku
- akceptacja przez osobę decyzyjną
- wprowadzenie uprawnienia w systemie firmy przez technika.
Ilość kroków akceptacyjnych zależy od zapotrzebowania klienta.
Przekierowanie do drugiej roli (dyrektor departamentu)
Druga rola
Osoba decyzyjna (dyrektor departamentu)→ Panel decyzyjny.
Wejdź na drugi z adresów jaki dostałeś na maila i użyj danych do logowania dla "dyr.departamentu". Zostaniesz zalogowany na panel decyzyjny.
Widok "Panel decyzyjny" przedstawia wnioski jakie czekają na akceptację. Zawiera informacje:
- jaka ilość wniosków oczekuje na decyzję
- kto wysłał dany wniosek
- na kogo został wysłany
- jaki kontekst
- typ wniosku (priorytetowy/standardowy)
- nasz system demo pokaże wniosek jednodniowy jako priorytetowy, każdy inny jako standardowy
- kiedy wniosek został wysłany
- na jaki profil w jakim systemie
- data obowiązywania
- czy jest to wniosek o nowe uprawnienie czy o modyfikację/odebranie
- numer zgłoszenia
- komentarz managera jeśli został wprowadzony.
Jako osoba decyzyjna także możesz dodać komentarz do wniosku:
- by tego dokonać wpisz pożądane informacje w polu “Komentarz”.
W tym kroku jako dyrektor departamentu podejmujesz decyzję czy dany użytkownik ma uzyskać dostęp do danego zasobu firmy:
- zakładając, że zgoda zostaje udzielona kliknij “ZGADZAM SIĘ”.
Tym samym wniosek trafił na kolejny etap procesu akceptacji uprawnienia (do technika).
Kliknij “Wyloguj” z menu po prawej stronie ekranu.
Przekierowanie do trzeciej roli (Technik)
Trzecia rola
Osoba odpowiedzialna za faktycznie nadanie uprawnienia w systemie firmy (technik)→ Panel technika
Wejdź na trzeci z adresów jaki dostałeś na maila i użyj danych do logowania dla "technik". Zostaniesz zalogowany na panel technika.
Widok “Panel Technika” przedstawia wnioski jakie czekają na realizację w systemie docelowym firmy i potwierdzenie wykonania tej czynności w rejestrze uprawnień przez technika. Zawiera podobny zakres informacji jak "Panel akceptacji"czyli:
- jaka ilość wniosków oczekuje na decyzję
- kto wysłał dany wniosek
- na kogo został wysłany
- jaki kontekst
- typ wniosku (priorytetowy/standardowy/automatycznie wygenerowany)
- kiedy wniosek został wysłany
- na jaki profil w jakim systemie
- data obowiązywania
- czy jest to wniosek o nowe uprawnienie czy o modyfikację/odebranie
- numer zgłoszenia
- komentarz managera oraz osoby decyzyjnej jeśli został wprowadzony.
W pierwszej kolejności zaznacz opcję “Zablokuj na siebie”. Zabezpieczy to sytuację, w której ktoś inny próbował by wprowadzić to samo uprawnienie w tym samym czasie.
Poniżej widok panelu innego przykładowego technika, w momencie gdy zablokujemy wniosek na siebie.
jeśli to konieczne jako technik możesz do wniosku dodać szczegółowe informacje dotyczące np. danych dostępowych jakich powinien użyć pracownik aby zalogować się do uzyskanego zasobu:
- by tego dokonać rozwiń menu “Szczegóły” po prawej stronie informacji o wniosku i uzupełnij pożądane elementy.
Po wprowadzeniu danego uprawnienia w docelowym systemie technik poświadcza jego nadanie klikając “ZMIENIONO”.
Tym samym wniosek przeszedł pełen proces akceptacji. Wszystkie jego kroki zostały zapisane w rejestrze uprawnień.
Kliknij “Wyloguj” z menu po prawej stronie ekranu.
Przekierowanie do czwartej roli (Audytor)
Czwarta rola
Osoba z dostępem do rejestru (audytor)→ Przeglądanie rejestru uprawnień.
Wejdź na czwarty z adresów jaki dostałeś na maila i użyj danych do logowania dla "audytor".
Kliknij w napis “Podgląd rejestru” znajdujący się po prawej stronie strony, a otworzy się przeszukiwarka rejestru.
Przeszukiwarka rejestru:
-
ma możliwość filtrowania wyników dla konkretnego użytkownika, kontekstu, zakresu dat oraz systemu
- oznacza to, iż można przeszukiwać zawartość pod kątem danego kryterium
-
dodatkowo wynik przeszukiwania można grupować po użytkowniku, kontekście oraz systemie
- oznacza to, iż prezentowane wyniki zostaną przedstawione w pożądanej kolejności
-
daje to możliwość przeglądania historii rejestru w dopasowany do indywidualnych potrzeb sposób
- przykładowo, można wyświetlić wszystkich użytkowników mających aktualnie dostęp do danego systemu lub wszystkie uprawnienia jednego z pracowników w danym zakresie czasu
- możliwe jest też przeglądanie historycznych danych z pełną informacją dotyczącą procesowania wniosku
- dane w rejestrze są danymi stałymi, nie da się ich zmodyfikować.
Na początku nie będziemy filtrować naszych wyników. Użyjemy przeszukiwarki rejestru w najprostszy sposób. Chcemy sprawdzić jak wygląda przed chwilą przeprocesowany przez nas wniosek. W pierwszej kolejności należy więc wybrać format w jakim chcemy otrzymać wyniki. Domyślnie zaznaczony (podświetlony na niebiesko) jest "Widok":
- “Widok” - oznacza rejestr prezentowany bezpośrednio na stronie
- “Excel” - oznacza automatycznie generowany plik arkusza kalkulacyjnego
- “PDF” - oznacza automatycznie generowany plik .pdf
W dalszej kolejności mamy do dyspozycji opcje:
- “Obowiązujące uprawnienia” - pokazuje wszystkie aktualnie nadane uprawnienia
- “Historia”- pokazuje historię wszystkich możliwych akcji (nadawanie, odbieranie, wycofywanie, modyfikowanie)
Domyślnie zaznaczone są “Obowiązujące uprawnienia”.
Zaznacz “AKTYWUJ PRZESZUKIWANIE REJESTRU” (zmieni kolor z niebieskiego na zielony):
- kolor zielony: przeszukiwanie rejestru jest aktywowane, nie można więc wprowadzić zmian do kryteriów
- kolor niebieski: przeszukiwanie rejestru jest nieaktywne, można wprowadzać zmiany do kryteriów
Jako menedżer logowaliśmy się do kontekstu “HR”, wysłaliśmy wniosek na pakiet Word w systemie “Microsoft_Office” dla Olgi Moćko:
- W prezentowanych wynikach kliknij więc kafelek “HR”, następnie “Microsoft_Office” a wyświetli się lista osób z aktualnie obowiązującymi uprawnieniami do tego pakietu i wybierz “O.Mocko”
- widok oferuje informacje o nazwie zasobu, do którego otrzymano dostęp oraz datę obowiązywania
- dodatkowo pokazywana jest też informacja “była interakcja” przy profilach, które kiedykolwiek były związane z danym użytkownikiem.
🡆 By cofnąć się do przeszukiwarki rejestru kliknij ikonę domku w lewym górnym rogu strony. 
🡆 By wprowadzić nowe kryteria dezaktywuj przeszukiwanie rejestru (tak by zmienił kolor z zielonego na niebieski).
Teraz sprawdzimy jak wygląda pełen zapis procesu akceptacji tego wniosku. W tym celu zamiast “Obowiązujące uprawnienia” zaznacz “Historia” i aktywuj przeszukiwanie rejestru.
- przeklikaj jak wcześniej “HR” → “Microsoft_Office” → “O.Mocko”
- tym razem twoim oczom ukażą się dwa wnioski. Jeden jest wnioskiem wysłanym przez ciebie, drugi jest wnioskiem przygotowanym przez nas na potrzeby tego demo- ten wniosek został odrzucony
- kliknij “rozwiń historię” w obu przypadkach. Możesz tym samym prześledzić całą drogę jaką przeszedł twój jak i drugi przykładowy wniosek
- możesz odczytać dokładny czas zatwierdzenia i wprowadzenia uprawnienia, dane osób zaangażowane w proces, informacje dotyczące proflii i systemów, komentarze jeśli zostały dodane oraz to czy wniosek został nadany, odrzucony, zmodyfikowany , przeterminowany czy wycofany.
🡆 Ponownie: by cofnąć się do przeszukiwarki rejestru kliknij ikonę domku w lewym górnym rogu strony. By wprowadzić nowe kryteria dezaktywuj przeszukiwanie rejestru.
Teraz zaprezentujemy jak wygląda filtrowanie i grupowanie wyników.
Filtrować można po użytkowniku, kontekście, zakresie dat oraz systemie. Gdy aktywujemy dany filtr pojawi się przy nim “ptaszek”. Ilość aktywowanych jednocześnie filtrów nie jest ograniczona.
Przefiltrujemy dane z zakładki “Historia” pod względem poszukiwanego systemu:
- kliknij filtr “System”, a poniżej ukaże się menu filtrowania
- kliknij “Rozwiń filtrowanie według systemu” i wpisz “office” → wybierz zaproponowane przez wyszukiwarkę Microsoft_Office, a następnie aktywuj filtr klikając suwak po prawej stronie
-
następnie aktywuj przeszukiwanie rejestr
- teraz możesz przeklikać wyniki. Tym razem jak zapewne widzisz ograniczone są one tylko i wyłącznie do systemu Microsoft_Office
-
zauważ, że pierwszy kafelek jaki musisz kliknąć to zawsze kontekst (domyślne ustawienie).
- za kolejność wyświetlania odpowiada “grupowanie”, którym zajmiemy się za chwilę.
🡆 Wróć do przeszukiwarki rejestru i dezaktywuj przeszukiwanie.
Teraz do filtrowania po systemie dodamy grupowanie po loginie użytkownika. Grupowanie może odbywać się na trzech poziomach. My w przykładzie zajmiemy się pierwszym:
-
w tym celu w opcjach “Grupowanie wyników” → “Pierwszy poziom grupowania” zamiast “Nazwa kontekstu” “wybierz “Login osoby, której uprawnienie dotyczy” i aktywuj przeszukiwanie
- tym razem zamiast domyślnie wyświetlanego jako pierwszy kontekstu otrzymasz od razu listę użytkowników mających w swojej historii wnioski dotyczące systemu Microsoft_office. Możesz
Jeśli dezaktywujesz przeszukiwanie rejestru i odznaczysz filtrowanie po systemie, kolejna jego aktywacja ukaże ci wyniki dotyczące wszystkich możliwych systemów pogrupowane po loginie użytkowników:
- przykładowo Anna Bakowska posiada historię wniosków związanych z systemami, “Samba”, "FTP” oraz “Zimbra”.
Złożone filtrowanie i grupowanie wyników daje możliwość przeglądania historii rejestru w dopasowany do indywidualnych potrzeb sposób.
Jak wspomniano na początku dane rejestru mogą być prezentowane zarówno w widoku strony jak i ściągnięte na dysk w postaci pliku PDF lub Excel.
Aby ściągnąć plik należy wybrać pożądany format, dalej dopasować kryteria wyszukiwania (“aktualne uprawnienia”, “historia”, czy “zakończone/w toku/wszystkie”) oraz kliknąć “Generuj i Pobierz”:
- plik Excel- plik arkusza kalkulacyjnego
- plik PDF- plik niemodyfikowalny
Na tym koniec naszej prezentacji. Jeśli masz ochotę, możesz teraz sam/sama eksplorować zawartość. Dane w rejestrze są danymi stałymi, nie da się ich zmodyfikować, dlatego też nie musisz obawiać się, że przeglądając zawartość coś pozmieniasz.
Jeśli masz ochotę przejść cały proces akceptacji jeszcze raz, tym razem możesz wysłać wniosek o modyfikację uprawnienia. Proces wygląda analogicznie do wysyłania wniosku o nowe uprawnienie (klik- 1 rola) . Po wybraniu Olga Moćko→ Microsoft_Office→ Word zmień datę przyznanego już uprawnienia i wyślij wniosek.
